大手メーカーから、中小企業の盤メーカーそれに個人事業主などの小規模の案件まで。
業種によって、専用のソフト等はありますが、業務のすべてをカバーできるものはなく、
どこもエクセルの活用はされておりました。
使いかたは業種というよりも、使っている担当者にエクセルの知識があるのか？ないのか？
によって、業務の仕方が違ってきております。
エクセルを活用されている会社は、入力作業や計算業務のありとあらゆるものをエクセルで業務改善しており、
無駄がとことん省かれておりました。
マクロの活用もそうですが、簡単なエクセルの”＝”の使い方がとてもうまいです。
行政書士や社会保険労務士、派遣会社では、自動車の証明書や、労働契約書、社員の労働時間など様々な所で活用されています。
”＝”のよい所は、コピー&ペーストしなくても、数式さえ記載してあれば、
その操作すらも必要なく、書式が複写されたものが出来上がることです。
そして、一度つくったものであれば、コピー＆ペーストの人為的漏れも少なくなるということです。
これがもし、複数の書式をまとめて変更することになった場合、1時間手作業でかかることが
わずか、5分！！そして、漏れが少ない状態で出来上がるということです。
"＝”自体はとても優秀です。
シート内だけで作業されている方が多いですが、別のシートの情報の参照も出来ますし、
ネットワークが接続されていれば、他のサーバーのエクセルがファイルの参照も出来てしまうのです。
不要なコピペの作業ありませんか？
なかったら、少しでも早く帰ることが出来、時間の管理も少なくなり、ストレスも軽減されるのではないでしょうか？
ちなみにコピーはCTRL＋ｃ、ペーストはCTRL＋ｖで使用できます。おなじみのショートカットですね。
添付の図は、基本的にどの業種でも利用できるスタイルであると思っております。
基本的に入力する箇所を色でマークしておき
それを図の用に1列にまとめて入力箇所を作成します。
（その入力リストと提出する資料のフォーマットを”＝”にてリンク付します）
これで、入力漏れがあるかどうかはすぐにわかるファイルができました。
その入力しするリストをずら～～～っと別ファイルに沢山つくれば、
欲しい情報を1列コピー＆ペーストすることで、簡単にその書類を作成することが出来るのです。
よく、事務作業の改善を行っているとこのての業務改善の依頼が多いと感じます。
そのさらに応用したのが、vlookupを利用したものになります。該当する№を入力すると、それの情報がコピー＆ペーストする必要もなく
一瞬でフォーマットを作成することが出来るのです。
初期の”＝”のものでは、エクセルの苦手な方や、コピー＆ペーストに慣れていない方では、すごい時間がかかってしまいますし、
ミスも多いです。
しかし、vlooupの方法では、打ち込みさえ出来てしまえば、情報のキーとなる№を打ち込むだけできるのでとっても簡単になります。
これで、自動車の証明書や派遣の契約書、名刺、住所の印刷、宛名書き、請求書や見積書などの書類関係が
簡略化されます。
顧客情報であれば、一括で管理されていると思いますし、それを有効活用することで
事務の作業がぐ～～～～っと時短を作成することができるのです。
【相対参照と絶対参照】
”＝”を使うにしても、”vlookup”を使うにしても、相対参照と絶対参照は覚えておかないと作成に苦労することになります。
通常の＝では相対参照になってしまいます。
絶対参照とは、数式をコピーして、貼り付けても参照位置がかわらない参照形式となります。
通常の相対参照：=a4 で表示されます。
絶対参照：＝$a$4 という形で、aや４の前に”＄”マークが不足されます。
$マークの出し方は、shift＋4が一般的ですが、
エクセルにおいては、数式のa4の箇所でf4（ファンクションキー）を何度か押す事で、$の表示の位置が変わります。
$の記載している箇所が固定されると考えてもらえればOkです。
絶対参照を使用することで、vlookup,hlookupもそうですが、sumifなどの参照範囲があるものに関しては、圧倒的に楽になります。
給与計算での、固定単価や、消費税なども絶対参照にしておくと、変更がっぐぐっと簡単になりますよ。
今日はひとまずここまで！！
これから、知り合いに頼まれている、sスーパーなどで使用されているレジのcsvを加工するファイルを作成します。
csvデータは、500のデータを抜くことが出来るのですが、カテゴリー毎に売上ランキングを上位5位まで表示するというものです。
この作業に担当者は1回に１０時間ほどかけて、広告にのせる商品を決めていたようです。
ファイルが出来れば、出力されたcsvファイルをエクセルファイルに貼付けるだけの作業になるため、
10時間かかるところ1時間以内に作業が終わってしまうようになります。
こういう不要な作業を短縮し、担当者の負担を軽減するのが事務作業改善の業務となります。
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